問題解決の手法とノウハウのブラックボックス化の防止

最近は新しい記事を作成する度にお久しぶりです(笑)

以前、Twitter で”業務において資料を残す重要さ”についてツイートしたところ、共感の声をいただきました。

そこで今回は私が普段の業務において実践している短時間で資料を作成する方法を発信します。

まず前提として、頭脳労働者として働いている以上は業務をこなしていく中で必ず何らかの問題に直面するものですし、その度にどのように問題解決していけばいいか悩むものです。
そこで求められる事は、目の前の問題を解決するのはもちろんのことなのですが、問題解決のプロセスを明文化して共有可能にすることであると考えます。

こうして資料をその都度残していくことで社内での情報共有が可能となり、ノウハウのブラックボックス化を防ぐことができます。

続いて、私が実践している資料作成の方法を紹介します。
まずは A4 のコピー用紙を用意して、こちらに示す順に自分の思考を紙に書き出していきます。

(1) 何が問題なのか

(2) 問題の原因は何か

(3) 問題解決にどのようなソリューションが考えられるか

(4) どのようなソリューションが理想的なのか

(5) 問題解決の手法と選んだ理由

この手順に従って自分の思考を整理していくことで、思考が言語化できて上司や同僚に説明するときにもスムーズに進める事ができます。
それに加えて、この自分の思考のプロセスを明文化した A4 の紙を共有することで、根拠だけでなく思考のプロセスを含めて言語化した資料を残すことでノウハウの共有もできるわけです。

この方法はたった10分程度の時間をかけるだけで大きなメリットがあるものの、若手であったりといった理由で社内での立場が強くない場合、たとえ提案したとしても『手間をかけた結果どうなるの？』などと言われてしまいがちです。

これは私の偏見も入っているのですが、特に日本語の文章がロクに書けないような社員が大半を占めるような会社ではその傾向が強いと感じています。

そこで、先ほどお話ししたA4の紙の活用方法について、さらに深堀りして解説していきます。

この紙を使用して思考を言語化して整理することで、色々な場面で応用することが可能になります。

例えば、人にアイデアを提案したいときには以下の順に説明すれば良いです。

(1) 問題解決の手法と選んだ理由

(2) 何が問題なのか

(3) 問題の原因は何か

(4) どのようなソリューションが理想的なのか

(5) 問題解決にどのようなソリューションが考えられるか

一方で、相手の吹っかけてきた無理難題を回避したい場合には以下の順に説明すれば解決します。

(1) 問題の原因は何か

(2) 問題解決にどのようなソリューションが考えられるか

(3) 問題解決の手法と選んだ理由

このように、情報を言語化して整理していく作業に時間を割くことによって非常に大きなメリットが得られるわけです

今回は以上です。