人から信用されなくなる習慣

どうもです！

今回は仕事を進めていく上で人からの信用を無くす習慣について記載していきます。

このブログを読んでいる人(≒私のTwitterのフォロワー)の中には、仕事を進めていく上で他部署や取引先に対して信用できないと感じることは無いでしょうか？

個人的な主観や経験に基いた経験から、相手に対してこのような感情を抱くようになってしまうのは"相手が何をしているのかわからないから"であると感じています。

例えば、部下や他部署の人に何かを仕事を依頼したときにその人が何のアウトプットも出してこなかった場合、真っ先に以下のように考えてしまうのではないでしょうか？

"他の業務で忙しいから対応できないのか？"

"頼んだ仕事を忘れていないか？"

"自分の仕事の優先順位が低いと思われていないか？"

このように相手が何をしているのかわからないがために色々な可能性を想像して悶々としてしまうものですし、酷い場合には"この人には仕事を頼みたくない"という感情すら抱いてしまう人さえいます。

しかし、これは逆に言えば"自分が何をしているのか客観的にわかるようにすれば不信感を抱かせずに済む"と言うことも出来ます。

そこで、私は人から信用されるようになる習慣として以下のアクションプランを提案します。

(1) 独力で解決できる問題を全て解決した上で相談

(2) メールには即レス

(3) 進捗は可視化する形で報告

まずは1点目に関して説明します。

これは何か業務を依頼されても何らかの理由で対応できないとき、何が問題になのかを文章化して、その中で自力で解決できる問題は全て解決した後にこれからどうするのかを相談するということです。

こうして問題解決のためにどのようなことをすれば良いのかを見える化してシェアすることで、お互いの認識の違いを防ぐことができるだけでなく依頼する側も相手の事情やバックグラウンドを考えた上で何をすれば良いのかを考えることができるようになります。

2点目について説明します。

例えば、メールで何か問い合わせがきたときにその場で回答が出来なくても"17:00までに返答します"といったように期限を決めてすぐに返答することで、少なくとも無視せずに対応していることを相手に伝えることが出来ます。

3点目についてですが、私は進捗を伝えるときには必ず文章にして伝えるべきと考えています。

口頭で報告した方が早いからという理由で電話等での報告を好む人も多いですが、こうした方法では相手の時間を奪うだけでなく”言った言わない問題”が発生してしまいがちです。口頭連絡の場合、会話の参加者同士で連絡した内容がクローズしてしまうため、お互いにシェアすべき内容を忘れたら終わりですし、ひどい場合には都合の悪い内容を揉み消しやすいという欠点があります。

しかし、文章にして残すことで報告する側も頭の中を整理できると共に、報告される側も報告内容を詳しく確認するようになるため、お互いに本来知りたいはずの情報が共有できないという事態を防ぐことも出来ます。

色々と記述していきましたが、一言でまとめるなら"自分のやっていることを見える化した上で周りの人にもシェアする"ということです。

人は自分の知らないものに対して思い込みで決めつけてしまう思考の癖がありますので、相手に情報を与えることは自分への誤解を防ぐことにも繋がるわけです。

今回は以上です！